Перейти к содержимому 
С апреля 2026 года в Польше изменился способ выставления фактур. Теперь каждый предприниматель — JDG или Spółka — обязан выставлять счета через государственную систему KSeF. PDF по email, бумажные счета, привычные программы для выставления фактур — всё это больше не считается официальным документом для целей НДС. Это крупнейшее изменение в документообороте польского бизнеса за последние годы, и оно касается в том числе всех иностранных предпринимателей с польским NIP.
В этой статье разберём, что такое KSeF, кого конкретно касается, что нужно сделать прямо сейчас и чем грозит игнорирование нового требования.
Что такое KSeF и зачем это нужно
KSeF (Krajowy System e-Faktur) — это государственная платформа Министерства финансов Польши для выставления и получения электронных счетов-фактур. Фактура больше не отправляется по email — она загружается в систему в формате XML, получает уникальный номер KSeF и считается официально выставленной и доставленной контрагенту в момент регистрации.
Привычный PDF с печатью или бумажный счёт с апреля 2026 года — это просто изображение. Официального юридического статуса для целей НДС такие документы не имеют.
Цели реформы — борьба с налоговыми махинациями, автоматизация контроля и ускорение возврата НДС. Для добросовестного предпринимателя система несёт и реальные плюсы: фактуры хранятся в государственной базе 10 лет, возврат НДС ускоряется с 60 до 40 дней, споры о «потерянных» документах исчезают.
Кого касается и с какой даты
Внедрение KSeF проходит поэтапно:
- С 1 февраля 2026 года — все предприниматели обязаны принимать фактуры через KSeF. Даже если вы ещё не выставляете счета в системе, вы уже должны получать их через KSeF от контрагентов.
- С 1 апреля 2026 года — все предприниматели обязаны выставлять фактуры через KSeF. Это касается JDG, Spółka z o.o., плательщиков НДС и тех, кто от НДС освобождён, — если они выставляют B2B-фактуры.
- До 31 декабря 2026 года — переходный период для микробизнеса: если сумма продаж по фактурам вне KSeF в конкретном месяце не превышает 10 000 злотых, допускается работа в старом формате. Но как только лимит превышен — возврата к прежним правилам нет.
- С 1 января 2027 года — начинают действовать финансовые штрафы за нарушение порядка работы с KSeF.
Важно: система касается всех предпринимателей с польским NIP, независимо от гражданства и национальности владельцев. Если у вас зарегистрирована польская JDG или Spółka — KSeF обязателен.
Кого KSeF не касается
Есть несколько исключений. KSeF не применяется, если:
- у продавца нет юридического адреса и постоянного места ведения деятельности в Польше;
- операции идут через процедуры OSS/IOSS (трансграничная торговля внутри ЕС);
- речь идёт о продажах физическим лицам (B2C) — такие фактуры по-прежнему можно выставлять по старым правилам.
Фактуры от иностранных контрагентов, зарегистрированных за пределами Польши, также не проходят через KSeF — их учитывают по прежним правилам.
Как работает система на практике
Процесс выставления фактуры в KSeF состоит из нескольких шагов:
- Предприниматель формирует фактуру в формате XML (структурированный электронный документ с заданными полями) — через бесплатное государственное приложение или стороннюю программу с интеграцией KSeF.
- Документ отправляется на серверы Министерства финансов через систему KSeF.
- Система присваивает фактуре уникальный идентификационный номер KSeF — с этого момента фактура считается официально выставленной.
- Контрагент получает доступ к фактуре через систему или по ссылке.
Датой выставления фактуры теперь считается не дата, которую вы вписали в документ, а дата, когда файл был принят системой KSeF. Это важно при расчёте сроков оплаты и отчётности по НДС.
Что делать при технических сбоях
Польское законодательство предусматривает режим offline: если система недоступна, можно выставить фактуру вне KSeF, но не позднее следующего рабочего дня после восстановления работы системы документ обязательно нужно загрузить в KSeF. Работать «офлайн» постоянно не получится.
Как подключиться к KSeF
Для JDG процедура подключения проще, чем кажется. Владелец JDG является одновременно физическим лицом и представителем бизнеса, поэтому авторизация в KSeF происходит напрямую через:
- Profil Zaufany (польская электронная подпись через gov.pl);
- квалифицированную электронную подпись;
- приложение mObywatel.
Для Spółka z o.o. доступ настраивается через уполномоченных представителей — можно делегировать права бухгалтеру или бухгалтерской фирме для выставления и получения фактур от вашего имени. Для этого нужно официально оформить соответствующие полномочия в системе.
Какие инструменты использовать
Есть два основных варианта:
- Бесплатное государственное приложение — Aplikacja Podatnika KSeF на сайте podatki.gov.pl. Подходит для JDG с небольшим количеством фактур в месяц. Без автоматизации, но полностью бесплатно.
- Коммерческие программы с интеграцией KSeF — Fakturownia, inFakt, Optima, Comarch и другие. Автоматически экспортируют фактуры в KSeF, удобны при большом объёме документооборота. Платные, но экономят время.
Сам KSeF — бесплатный. Платить нужно только за стороннее программное обеспечение, если вы его выбираете.
Частые заблуждения — и правильные ответы
«Я на рычалте и не плачу НДС — меня не касается». Касается. Если вы выставляете фактуры другим предпринимателям (B2B), обязанность работать с KSeF распространяется на вас с 1 апреля 2026 года независимо от системы налогообложения.
«Это только для больших компаний». Нет. С 1 апреля 2026 года система обязательна для всех — JDG, Spółka, любого размера бизнеса.
«Я иностранец, меня это не касается». Если у вас польский NIP и зарегистрированная деятельность в Польше — касается полностью.
«Штрафов пока нет, можно подождать». Штрафы вводятся с 1 января 2027 года. Но уже сейчас фактура вне KSeF не признаётся официальным документом для целей НДС — это означает потерю права на вычет НДС по таким счетам.
Что нужно сделать прямо сейчас
Если вы ещё не перешли на KSeF, вот минимальный чек-лист:
- Получить Profil Zaufany, если у вас его ещё нет — это необходимо для авторизации в системе.
- Выбрать инструмент — государственное приложение или коммерческую программу с интеграцией KSeF.
- Проверить, что ваш бухгалтер работает с KSeF — если бухгалтерия на аутсорсинге, убедитесь, что ей делегированы права доступа в системе.
- Перестать отправлять PDF по email как основной документ в B2B-расчётах.
- Уточнить у контрагентов, как они принимают фактуры — особенно если среди них есть иностранные компании без польского NIP.
Коротко о главном
С 1 апреля 2026 года KSeF обязателен для всех предпринимателей в Польше — JDG и Spółka, плательщиков НДС и тех, кто от него освобождён. Фактуры в формате PDF и бумажные счета теряют юридическую силу для B2B-расчётов. Штрафы за нарушение порядка работы с системой начинают действовать с 1 января 2027 года, но риски уже сейчас — потеря права на вычет НДС.
Переход на KSeF требует настройки инструментов и делегирования прав бухгалтеру. Сделать это правильно с первого раза проще, чем исправлять ошибки потом.
Команда Finance Expert поможет разобраться с переходом на KSeF и правильно настроить документооборот для вашего бизнеса. Консультация бесплатная.
